Deel je tijd effectief in.
Te weinig tijd? Dat heb ik ook. Time management helpt je prioriteiten, ontspanning en andere noodzakelijke dingen in een goed perspectief te zetten.
Time management
Klinkt leuk en kan ook zeer effectief zijn. Toch valt het niet mee om in de praktijk de juiste tips eruit te halen en ook te gebruiken.
Voor je het weet, verval je weer in je oude patronen. Ondanks dat kunnen tips wel degelijk een verschil maken, dus we verzamelen er een aantal.
Wil je er wat aan hebben, lees ze dan wel allemaal, maar gebruik ze niet allemaal. Haal alleen eruit wat op jou van toepassing is en start niet met allemaal te gelijk, maar maak langzaam van een aantal een gewoonte.
Maak je taken af
Ja ja, een open deur, maar het werkt. Desnoods in kleine porties, maar het geeft rust als er iets af is. Verdeel grote klussen in porties desnoods en maak dan een portie af.
Opruimen & wegdoen
Yep, nog zo'n open deur. Hoe kan een rommelkont als ikzelf dat nu weer voor elkaar krijgen. Ik kom al tijd tekort. Nou dat gaan we zo doen. Mijn concentratie is dus kennelijk 25 minuten. Dus dit is wat ik ga doen. 25 minuten kantoor werk en dan een klein opruimklusje van een laatje of kastplankje.
Daarbij zoveel mogelijk minimaliseren en wegdoen, dan blijft tijd schelen.
Maak maar 1 takenlijst
Ook de neiging om overal takenlijstjes van te maken? Zet er ook alleen taken op. GEEN Projecten of voornemens van taken en projecten.
Wanneer is het een nog een taak en wanneer wordt het een project.
Acties waar je veel handelingen voor moet doen, worden projecten. Elke handeling apart is een taak.
Wanneer je iets moet doen. Bijvoorbeeld iemand bellen, maar je moet het telefoonnummer nog op zoeken. Dan zijn het dus 2 taken.
Schrijf ze ook zo op. Je doet ze dan sneller omdat het maar 1 taak tegelijk is die weggestreept kan worden en je niet het bellen uitstelt, omdat je het telefoonnummer nog moet opzoeken.
Bij alle taken stel je dan jezelf de vraag wat moet ik doen om de taak uit te voeren. Dit doe je net zo lang tot het antwoord te stom is om op te schrijven. Bijvoorbeeld: computer aanzetten en mail openen.
Dat te stom is voor de 1 een ander moment als voor de ander. Het gaat om jezelf.
Zo krijg je zeer effectieve handelingen lijst, waar het wegstrepen snel van gaat. Dit geeft jou het gevoel dat je vlotter vorderd wat in de praktijk ook zo is
Minder uren werken
Door minder uren te werken, dwing je jezelf om efficient te werken in de periode die je voor jezelf beschikbaar hebt gesteld. Daarbij blijft er tijd over om alles eens even te kunnen overzien.
Daarbij is de concentratie hoger wanneer je niet teveel uren achter elkaar werkt, indien het kantoorwerk betreft.
Beperk je sociale media
Er is veel mogelijk op het gebied van de sociale media en er zijn vele soorten. Kijk eens welke echt voor jou effectief is en welke er eigenlijk alleen maar nutteloze tijd kost. Natuurlijk mag het ook leuk zijn, maar beperk je tot bepaalde momenten op een dag en zet vooral al je meldingen uit. Bepaal zelf wanneer je er wel of niet op wilt kijken.
De mailbox
Overvolle mailbox geeft mij altijd stress. Ik wil die altijd graag leeghebben, maar het lijkt nooit te lukken.
-
Maak er een spelletje van, door van te voren een tijd te bepalen hoe lang je er over mag doen. 25 min is de beste concentratie periode.
-
Stuur je een mail waar je nog een reactie op verwacht. Stuur een bcc naar jezelf.
-
Vraag of mensen terug willen reageren in een replay, dan blijft alles bij elkaar, zonder dat je telkens zelf alles terug hoeft te zoeken. (zet de vraag in een handtekening)
-
Handel alle mails die binnen een minuut klaar kunnen zijn altijd direct bij het openen.
-
Verwerk je mails niet vaker dan 2 maal per dag.
-
Neem een moment waarop je denkt 25 minuten niet gestoord te worden
Maak taken concreet
Ook de neiging om overal takenlijstjes van te maken? Zet er ook alleen taken op. GEEN Projecten of voornemens van taken en projecten.
Wanneer is het een nog een taak en wanneer wordt het een project.
Acties waar je veel handelingen voor moet doen, worden projecten. Elke handeling apart is een taak.
Wanneer je iets moet doen. Bijvoorbeeld iemand bellen, maar je moet het telefoonnummer nog op zoeken. Dan zijn het dus 2 taken.
Schrijf ze ook zo op. Je doet ze dan sneller omdat het maar 1 taak tegelijk is die weggestreept kan worden en je niet het bellen uitstelt, omdat je het telefoonnummer nog moet opzoeken.
Bij alle taken stel je dan jezelf de vraag wat moet ik doen om de taak uit te voeren. Dit doe je net zo lang tot het antwoord te stom is om op te schrijven. Bijvoorbeeld: computer aanzetten en mail openen.
Dat te stom is voor de 1 een ander moment als voor de ander. Het gaat om jezelf.
Zo krijg je zeer effectieve handelingen lijst, waar het wegstrepen snel van gaat. Dit geeft jou het gevoel dat je vlotter vorderd wat in de praktijk ook zo is
Bundel je taken
Bundel je taken. Elke keer wanneer je aan een nieuwe begint kost minimaal 2 tot 5 minuten om echt aan de gang te gaan. Minder afwisselen scheelt een hoop tijd.
Je hoeft NIET alles te weten.
We leven in een informatie maatschappij en het lijkt wel dat je overal van op de hoogte behoort te zijn. Het tegenovergestelde is inmiddels waar. Juist door de enorme overvloed aan informatie die beschikbaar is, verwacht er niemand meer dat jij alles weet. Niemand kijkt er van op, dat jij toevallig net dat berichtje Niet hebt gelezen. Beperk de hoeveelheid informatie die je in je hoofd toe laat. Maak zelf keuzes wat je wel of niet wilt weten.
Taken niet in je agenda zetten.
Wannneer je to do lijstjes in agenda plaatst, dan geeft dat een zeer stressvol gevoel hoeveel er in je agenda staat. Je maakt je tijdsdruk dan groter dan dat deze in werkelijkheid is. Zet alleen de echte deadlines en afspraken erin.
Plan je eigen concentratie tijd
Veel storingen kosten nog wel het meeste tijd. Weer moeten concentreren en voor je gevoel opnieuw beginnen. Zoek een goede werkplek en spreek af dat je bepaalde uren met rust gelaten wordt. Eventueel zowel met je gezin als met je collega's
Waar wacht ik op lijst
Soms kun je niet verder omdat je ergens op wacht. Schrijf dat allemaal even op een kladblok op je buro. Want het heeft geen zin een taak op je lijst te zetten die in de wachtstand moet. Juist die taken die je niet weg kunt strepen die geven stress. Met dat kladblok hou je wel overzicht wie je wellicht een reminder moet geven, terwijl ondertussen niet je eigen werk eronder te lijden heeft.
Delegeren?
Delegeer alles wat je kunt, maar zet dan ook alles op je lijst. Later merken dat personeel het niet heeft gedaan of verkeerd geeft ook extra werk. Dus plan op tijd een reminder of een controle op je takenlijstje.
2 minuten regel
Doe alles wat maar enkele minuten kost direct. Het opschrijven ervan is dan veel te veel werk.
Effectieve concentratie
Optimale concentratie is niet meer dan 25 tot 30 minuten. Gebruik dan ook die tijd voor een optimaal resultaat. Zet je timer en ruim desnoods even wat kleins op voor je verder gaat. Probeer of je juist die tijdsblokken niet gestoord hoeft te worden.
Timemagement logboek
Lukt het nog niet, na al deze tips. Hou dan eens een timemagement logboek bij. Bestudeer na een week wat er gebeurd is en waar de afwijkingen vandaan komen.
Hou eens bij welke tijd je start met een taak en wanneer je ermee stopt. Is de taak afgerond? Check je ondertussen je mail of ga je koffie pakken, schrijf ook die dingen op. Maak van dit logboek niet teveel werk, maar pak gewoon even ergens een oud schrift of kladblok. Het is alleen om meer zelfkennis te verkrijgen.
Tip voor Timemagement logboek
Bundel aan het einde van de dag eens de taken die bij elkaar horen. Hadden ze samengevoegd kunnen worden? Ben je veel afgeleid geweest, waardoor je weer terug in je concentratie moest komen?
Het lege buro
Nette ruimtes werken eenvoudiger en opruimen is al voorbij gekomen. Toch nogmaals over het buro. Hoe leger een buro, hoe minder afleiding. Zo simpel is dat.
Nu denk ik zelf altijd, als ik alles weghaal, vergeet ik de dingen die ik moest doen, want die laat ik in het zicht liggen. Daarom werk ik dan nu ook hard aan een zeer effectief taken en projectenlijst.